Steden en Gemeenten van Nederland > Procedures > Een document legaliseren met een Apostille, hoe doe je dat?

ADMINISTRATIEVE PROCEDURES

Wat is een apostille?

Je gaat naar het buitenland verhuizen en je hebt je universiteitsdiploma nodig voor een nieuwe baan, of een buitenlandse regering vraagt om je geboorteakte; dan zou het document echt verklaard kunnen worden met een Apostille. Dit kan in landen die meedoen aan het Apostilleverdrag. Een Apostille legaliseert het document door middel van een stempel of sticker en na de legalisatie kan het document gebruikt worden in het buitenland.

Een document legaliseren met een Apostille

Het Apostilleverdrag

Landen die mee doen aan het Apostilleverdrag accepteren dus de legalisering door de Nederlandse overheid en andersom. Het verdrag dat officieel ‘het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten’ heet, werd opgesteld op 5 oktober 1961 tijdens de Haage Conferentie. Het verdrag zorgde voor een eenvoudige procedure om officiële documenten te gebruiken in het buitenland. In 2022 geldt het verdrag tussen 122 landen nadat ook Indonesië toetrad tot het verdrag in 2021.

Voor welke documenten geldt het Apostilleverdrag?

Niet zomaar alle documenten kunnen gelegaliseerd worden. Alleen officiële documenten komen in aanmerking voor legalisatie met een Apostille, dus een strikdiploma of certificaat voor het meedoen aan een cursus pasta maken kan je thuislaten. Het Apostilleverdrag geldt voor documenten van rechtelijke organisaties (zoals documenten van het Openbaar Ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder) administratieve documenten (zoals getuigschriften, diploma’s of akten van de burgerlijke stand) en notariële akten.

Er zijn ook documenten die niet gelegaliseerd kunnen worden met een Apostille. Documenten die zijn opgemaakt door diplomatieke ambtenaren of ambtenaren van het consulaat bijvoorbeeld. En ook documenten voor handelstransacties of douaneformaliteiten vallen niet onder het Apostilleverdrag.

Hoe gaat een apostille aanvraag in zijn werk

Je wilt een Nederlands document laten legaliseren, hoe gaat dit in zijn werk? In Nederland worden documenten gelegaliseerd door de rechtbank. Je kan zelf kiezen welke van de 11 Nederlandse rechtbanken je hiervoor benadert, dit is niet afhankelijk van waar het document is opgesteld. Hoe de aanvraag in zijn werk gaat, is afhankelijk van de gekozen rechtbank, maar in de meeste gevallen kan het zowel persoonlijk als per post.

Wanneer je zelf naar de balie gaat, hoeft hier in de meeste gevallen geen afspraak voor worden gemaakt. Je hoeft alleen het originele document mee te brengen, een identiteitskaart is niet nodig. Het document kan dus ook door een ander gelegaliseerd worden en hiervoor is geen machtiging nodig. Aan de balie krijg je het document direct mee, per post kan je het document binnen een week terug verwachten. Je kan ook meerdere documenten tegelijk laten legaliseren zolang het Nederlandse documenten zijn. Buitenlandse documenten moeten in het land waar het document is opgesteld gelegaliseerd worden.

Hoeveel kost een Apostille en wat is de geldigheid

Voor een legalisatie wordt in 2022 € 22 per document in rekening gebracht. De geldigheid is afhankelijk van het doel waarvoor het document gelegaliseerd wordt en van het document zelf. In veel gevallen is de legalisatie van ongehuwdverklaring namelijk zes maanden geldig, omdat de huwelijkse staat van een persoon kan veranderen. De legalisatie van een geboorteakte is in veel gevallen dus langer geldig, omdat een geboorte niet kan veranderen.

Het is aan te raden om contact op te nemen met de Nederlandse ambassade in het land waar je het document gaat gebruiken, of met de instantie die om het document gevraagd heeft. Zij kunnen je vervolgens over jouw specifieke situatie informeren.

    U kunt ook lezen:

- Een visum voor Nederland, hoe vraag je dat aan?

- Naturalisatie in Nederland

- Een verblijfsvergunning voor je partner, hoe vraag je dat aan?